De zakelijke kennismaking

De zakelijke kennismaking

Het ritueel van de zakelijke kennismaking
Er zijn vele theorieën over het ontstaan en het waarom van de handdruk. De meest bekende theorie vertelt ons dat we elkaar de hand schudden om aan te tonen dat er niets te vrezen valt, in de middeleeuwen lieten de ridders elkaar zo zien dat ze geen wapens droegen.

Je hebt van mij niets te vrezen, je kunt me vertrouwen. Vertrouwen speelt in zakelijke gesprekken een grote rol. Welk ritueel helpt je om in aanvang van het gesprek dit snel te laten groeien?

Als twee mensen elkaar voor het eerst ontmoeten dan is er in aanvang sprake van een zekere relatiespanning. Een normaal sociaal fenomeen en niet een spanning zoals bij prestatiedruk, verlegenheid of onzekerheid. Een 'spanning' die menigeen zal herkennen in aanloop naar een zakelijke kennismaking, denk maar aan je sollicitatiegesprekken. In aanloop heb je vragen als; Wat voor een persoon zal ik ontmoeten? Hoe zal het gesprek verlopen? Wat wordt er van mij verwacht? Dit soort vragen vallen onder de relatiespanning.

Zolang de relatiespanning hoog is, voelen mensen zich niet volledig op hun gemak en groeit het vertrouwen minder snel. Met als gevolg dat de taakspanning, het zakelijk verkennen en tot elkaar komen, later, moeizamer of onvolledig op gang komt.

Het is dus raadzaam in je openingsritueel aandacht te besteden aan de relatiespanning.

Relatiespanning komt voort uit een drietal zaken:

  1. Vragen die betrekking hebben op jou als persoon en de organisatie waar je voor staat.
  2. Vragen die betrekking hebben op het gesprek.
  3. Ervaringen en vooroordelen.

1. Vragen die betrekking hebben op jou als persoon en de organisatie waar je voor staat.

  • Wie ben je? Wat wil je? Waar sta je voor? Wat doet je organisatie? Waar staat je organisatie voor?

2. Vragen die betrekking hebben op het gesprek.

  • Hoeveel tijd hebben we? Welke onderwerpen komen aan bod? Hoe liggen de verhoudingen in het gesprek?

3. Ervaringen en vooroordelen

  • Weer zo'n gladde verkoper. Waarschijnlijk een verhaal dat ik van vele anderen al heb gehoord .....

In de eerste momenten van het contact is er niet de ruimte al deze punten volledig op te pakken. Een goed openingsritueel geeft in ieder geval op een groot deel van de vragen antwoord. Daarnaast creëer je met een goede opening de ingang  tot een verdiepend gesprek waarin nog niet beantwoorde vragen beantwoord zullen worden en het vertrouwen verder groeit.

Het openingsritueel in de eerste fase van het gesprek bestaat uit een drietal onderdelen:

  1. Begroeting
  2. Agenda
  3. Elevatorpitch

1. De begroeting.

Als eerste een goede handdruk, niet te slap en niet te stevig met een moment dat je elkaar even in de ogen kijkt. Wees vriendelijk, enthousiast en uitnodigend. Inhoud is in deze fase niet heel relevant. De begroeting kun je zien als een snuffelfase, even wederzijds polsen met wie we van doen hebben. Een kort inhoudsloos praatje.

2. De agenda:

Deze geeft antwoord op de vragen over het verloop van het gesprek. Je brengt deze niet formeel maar vanuit enthousiasme vertel je wat jij graag wilt bespreken en hoeveel tijd jij daar voor nodig denkt te hebben. Vraag of je klant zaken wilt toevoegen of zaken anders ziet, hiermee laat je direct blijken dat je het gesprek samen voert.

3. De Elevatorpitch:

Het antwoord op de vragen die betrekking hebben op jou als persoon en de organisatie waar je voor staat. Presenteer deze kort en krachtig, met overtuiging maar zonder bluf. Hoe authentieker en persoonlijker je jezelf kunt voorstellen des te sneller de relatiespanning afneemt.

Dit dus als aanvangsritueel. Geen wetenschap, geen hogere wiskunde en praktisch goed uitvoerbaar. En toch zie ik in de trainingen die verzorg rondom het thema Verdiepend klantbezoek dat het niet zo eenvoudig blijkt te zijn.

Vaak zie ik dezelfe belemmeringen de kop opsteken. Bij het presenteren van de agenda heeft men het beeld dat dit zakelijk, afstandelijk en dominant is. De pitch stelt men liever uit tot men meer weet van de klant en er dus maatwerk van kan maken (dit is dus verkopen i.p.v. jezef netjes voorstellen). En dat is jammer want van degenen die zich dit ritueel eigen hebben gemaakt krijg ik terug dat de gesprekken professioneler verlopen en dat zij er meer uithalen. Zowel in de vorm van persoonlijke voldoening als zakelijke resultaten.

Doe er dus je voordeel mee voor je eigen plezier en succes. Wil je meer weten voor jezelf of je organisatie of hulp bij het elimineren van de belemmernede overtuigingen, bel of mail gerust.

Hartelijke groet,
Roberto